工作任务列表

登录者点击本模块,出现的是“我的任务列表”,该表汇集了组织内部所有与登录者相关的任务信息(正指令——上级向下级发布的指令)。

在工作任务列表中,既包括登录者本人向自己下级布置的任务以及自己上级向本人布置的任务,也包括一部分他人向其下级布置的任务(将登录者列为督办人、抄送人、抄报人,或权限允许登录者查看的任务)。

通过该表,登录者从自己的视角出发,对所有“待办”、“待查”任务信息一览无余(具备高级搜索功能),并可点击其中任何一条任务标题,进入该任务详情界面,根据自己的角色,进行操作处理。整个任务列表按时间倒序排列,并清晰显示每一条任务信息的标题、下达者、承担者、完成状态、更新时间等,让人一目了然。

下达工作任务

在“我的任务列表”右上方,登录者可点击“下达任务”按钮,进入“下达任务”界面,作为“任务下达者”向自己的下级布置任务。

下达任务时,需要填写任务标题和任务内容,在组织架构中选定任务承担者(一人或多人),还可同时选定督办人、抄报人、抄送人,并确定最晚回复时间最晚完成时间。任务内容可以是文字,也可以是(现场)录音、(现场)录像、图片、文件等多种形式,确保下达任务灵活方便、丰富多彩。

任务下达后,任务承担者的手机会立即收到微令的通知信息(电脑客户端也会同时出现通知信息),提醒其查看或处理该任务。若承担者未能在上述“最晚回复时间”予以回复或在上述“最晚完成时间”予以“交待”,则系统会自动对其生成罚单(罚分或罚款)并把相应罚分或罚款按照预设周期(如:月)累计汇总其名下。组织的考核部门将据此对其执行处罚(物质或非物质处罚)。承担者可以通过“罚单”功能模块随时查看自己的罚分或罚款累计情况。

在上述过程中,任务下达者可以将“最晚完成时间”空缺,由任务承担者接受任务时自己填写(决定),并确保按时完成。显然,这是一种管理人性化的表现。

工作任务详情

任务承担者收到任务通知信息后,可以在自己的任务列表中进入“任务详情”界面(也可通过点击通知信息直接进入)。“任务详情”在手机客户端中,以左右两栏的形式表现,左边一栏是“基本信息”界面。右边一栏是“回复意见 ”界面。

在这里,点击右上角的按钮,任务承担者既可以选择“接受任务”,也可以选择“不接受任务”。选择前者,则需要保证在“最晚完成时间”之前“交待”;选择后者,则需要注明合理理由,但无需继续承担完成本任务的责任(且不会产生罚单)。毫无疑问,此种逻辑安排,反映了现实工作交往中“实事求是”的原则要求。的原则要求。

任务承担者接受任务后,必须在“最晚完成时间”选择以下三种“交待”中的一种:
1、已完成任务(无罚单);
2、未完成任务(有罚单);
3、申请延期(无罚单) 。

如前所述,无“交待”,一定有罚单。这充分反映了指令管理有关“凡事有结果、凡事有时效、凡事有交待”的基本原理。

任务承担者选择“申请延期(附带新的完成时间)”后,任务下达者可以选择“不同意”,就此对承担者生成罚单;也可以选择“同意”或“同意,但改变完成时间”,就此顺延本任务的完成期限,暂不对承担者生成罚单。可以看出,这个过程既是“控制过程”,又是“协商过程”,旨在实现“言而有信”的协作关系。

任务回复意见列表

在任务的“回复意见”界面中,下达者、承担者、督办人、抄报人、抄送人可以通过“发表意见”进行充分交流,形成按时间倒序排列的“回复意见”列表(其中每一条信息都有编号)。

大家发表的意见,可以是文字形式的,也可以是图片、语音、视频等形式的;可以是直接发表的,也可以是“引用”、“批注”、“置顶”的,还可以是@某人的;同时,对某条意见信息,还可以“分享”、“收藏”。总之,这个界面,事实上是一个围绕本任务主题创建的“讨论圈”、“分享圈”、“协作圈”,为所有参与者提供了一个内容详实、形式多样、丰富多彩的互动平台,营造了一个集思广益、群策群力的团队氛围。

在任务讨论和执行过程中,任务下达者或本界面职位最高者,可以随时通过“添加提醒对象”将其他组织成员添加进来,作为参与者共同完成任务。

任务完成后(或“未完成”、“已超时”状态已经形成),下达者还可以根据实际需要“重新启动”该任务,进入一个新的任务周期。此操作次数不限。

针对一些明显带有“周期性要求”的工作(如:“每周报告本周累计销售收入”),下达者可以设置“自动重启”功能,从而让承担者在系统自动提醒和约束下,定期准时完成相同的一种任务操作。诚然,这会极大节省上级管理者的精力和时间。

有时候,上级管理者需要把相同性质的一项工作同时布置给许多下属,但又不想让他们彼此之间看到各自的意见(比如:“请谈谈对加班费标准的看法”),在此情况下,可以下达“隐蔽任务”。在“隐蔽任务”界面,下达者可以看到所有承担者各自发表的意见并分别与之对话,而每一位承担者只能看到自己和下达者发表的意见,无法看到其他承担者的意见。毋庸置疑,这种“一石几鸟”的任务布置和工作交流方式,在现实中还是很有必要的。

他人工作任务列表

顺便介绍“他人的个人中心”的工作任务模块。
登录者点击组织架构中某某某姓名,会出现某某某的“个人中心”,其中也有工作任务、工作请示、工作求助、工作日志四个主功能模块。点击“工作任务”模块,将出现“某某某的任务列表”。

该列表汇集了某某某与登录者相关的所有任务信息(登录者与某某某共同作为参与者的任务,或某某某参与且登录者有权限查看的任务)。通过该列表,登录者可以查看并处理与某某某相关的任务;若登录者是某某某的上级,则登录者还可以向某某某下达任务(过程与前述相似,略)。

上述所有环节,均可以同时在电脑客户端和手机客户端操作,并实现同步显示。

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